A fine giornata capita di avere ancora una fattura da sistemare o un cliente da richiamare. Nel frattempo, qualcuno aspetta un aggiornamento su un progetto e bisogna capire perché un ordine non è ancora partito. Piccole incombenze che, messe insieme, portano via parecchio tempo.
Alcuni programmi possono alleggerire il carico, soprattutto quando certe operazioni vengono ripetute ogni giorno. Anche proteggere gli accessi aziendali richiede attenzione: un generatore password aiuta a creare credenziali difficili da indovinare. Per il resto, non occorre installare decine di applicazioni. Meglio capire quali servono davvero.
Trello, Asana e Planner: come tenere sotto controllo i progetti
Chi doveva occuparsi di quella modifica? E il documento aggiornato dove è finito? Quando diverse persone lavorano allo stesso progetto, perdere il filo è più facile di quanto sembri. Trello permette di organizzare le attività attraverso schede che si spostano da una colonna all’altra man mano che il lavoro procede. Una soluzione piuttosto immediata, soprattutto per i piccoli team.
Con Asana si possono invece consultare calendari e cronologie, assegnare compiti e seguire l’avanzamento dei progetti. Chi utilizza già Microsoft 365 può orientarsi su Planner, integrato con Teams. Adobe Workfront risponde a esigenze differenti di gestione aziendale. È pensato principalmente per coordinare progetti creativi e campagne di marketing che coinvolgono più reparti.
Fatture e contabilità: quali programmi scegliere?
Una fattura inviata il mese scorso risulta ancora da pagare. Prima di contattare il cliente, però, bisogna verificare che il versamento non sia già arrivato. Se i documenti sono sparsi tra cartelle e fogli Excel, il controllo rischia di richiedere più tempo del previsto. Fatture in Cloud consente di emettere fatture elettroniche e monitorare gli incassi, con funzionalità rivolte soprattutto a professionisti e piccole imprese italiane.
Sage propone diverse soluzioni per amministrare la contabilità aziendale. Wave, invece, si rivolge principalmente alle piccole attività nordamericane. Non tutti questi strumenti sono adatti al mercato italiano. Prima di sceglierne uno, conviene verificare che supporti gli adempimenti fiscali previsti, soprattutto per quanto riguarda la fatturazione elettronica.
HubSpot, Zoho CRM e Salesforce per seguire i clienti
Un cliente chiama per sapere che fine abbia fatto il suo preventivo. Il collega che se ne occupava è assente e nessuno ricorda a che punto fosse la trattativa. Un CRM serve proprio a evitare di ricostruire ogni volta la storia di un contatto.
HubSpot raccoglie le informazioni sui clienti e offre strumenti per seguire le attività commerciali. Zoho CRM permette anche di automatizzare alcuni passaggi delle trattative, mentre Salesforce dispone di funzionalità più articolate, utilizzate anche da aziende di grandi dimensioni. Avere queste informazioni a disposizione torna utile pure nelle realtà più piccole. Specialmente quando lo stesso cliente viene seguito da persone diverse.
Zapier e Make: automatizzare le operazioni ripetitive
Inserire un indirizzo email in un database richiede pochi secondi. Farlo cinquanta volte, magari copiando anche altri dati, è un’altra storia. Zapier collega applicazioni differenti e permette di trasferire automaticamente le informazioni da un servizio all’altro. I dati inseriti da un cliente in un modulo online, ad esempio, possono finire direttamente nel CRM, senza bisogno di copiarli a mano.
Con Make si possono creare automatismi simili, anche per operazioni più elaborate. Prima di attivarli, però, meglio fare qualche prova. Se qualcosa non funziona, il programma continuerà a ripetere lo stesso errore.
Cin7, Odoo e Shopify: gestire magazzino e vendite
Un cliente ordina un prodotto che sul sito risulta disponibile. In negozio, però, l’ultimo pezzo è stato venduto poche ore prima. Il problema emerge soltanto quando arriva un nuovo ordine. Per evitare errori nelle disponibilità, Cin7 permette di controllare le giacenze e gestire gli ordini di acquisto. Odoo va oltre il magazzino, con strumenti che coprono anche altri aspetti dell’attività aziendale.
Chi vende su internet può invece affidarsi a Shopify o BigCommerce per gestire il proprio negozio online. WooCommerce offre un’alternativa a chi lavora con WordPress. Le esigenze cambiano parecchio tra un piccolo commerciante e un’impresa con più magazzini. Anche per questo vale la pena controllare quali integrazioni siano effettivamente disponibili.
Slack e Microsoft Teams: comunicare senza riempire la giornata di riunioni
Per chiedere a un collega se ha terminato un documento non serve necessariamente organizzare una videochiamata. Slack raccoglie le conversazioni in canali dedicati, facilitando la ricerca dei messaggi precedenti. Microsoft Teams offre funzioni analoghe e si integra con gli strumenti di Microsoft 365. Zoom rimane un’opzione per le riunioni online.
Il problema nasce quando le comunicazioni si disperdono tra troppe piattaforme. In quel caso, anziché risparmiare tempo, si finisce per cercare continuamente dove sia stata condivisa un’informazione.
Quale software conviene davvero alla propria attività?
Non è detto che il programma con più funzioni sia anche quello giusto. Un piccolo studio professionale potrebbe avere bisogno soltanto di gestire meglio le fatture, mentre un’azienda con diversi reparti potrebbe trarre maggiore beneficio da una piattaforma per coordinare i progetti.
Prima di sottoscrivere un abbonamento, meglio provare il software e verificare quanto sia semplice utilizzarlo. Anche i costi delle funzioni aggiuntive meritano attenzione. Alla fine, il vantaggio dovrebbe vedersi nella giornata lavorativa. Meno tempo trascorso a cercare documenti o ripetere operazioni significa potersi dedicare alle attività che richiedono davvero l’intervento di una persona.