Nelle imprese moderne non sono solo le grandi voci a incidere sui margini. CRM, piattaforme di project management, tool di marketing automation, HR, cybersecurity e cloud storage. L’impresa moderna vive di software, ma proprio la gestione degli abbonamenti online sta aprendo nuove criticità nei bilanci aziendali.
Le spese software non si concentrano in un unico contratto centralizzato, perché nascono in modo distribuito. Un team sottoscrive una nuova licenza, un manager inserisce la carta aziendale per una prova gratuita che si trasforma in rinnovo automatico. Nel tempo, questi micro-impegni mensili si moltiplicano, diventando una voce strutturale difficilmente monitorabile.
Studi di settore sul fenomeno del “SaaS sprawl” mostrano come molte aziende sottostimino significativamente la propria spesa in software, arrivando a pagare fino al 40-60% in più delle previsioni iniziali. Il tutto, perché manca un reale controllo su questa tipologia di servizi.
Oggi però l’innovazione sta rivoluzionando la gestione delle spese aziendali. Tot, startup fintech tutta italiana, ha sviluppato un conto business online che integra la possibilità di amministrare le spese ricorrenti tramite carte virtuali. Non una semplice carta condivisa per tutta l’azienda, ma tutte le carte virtuali di cui si ha necessità da assegnare a singoli centri di costo, reparti o progetti.
Ogni carta è poi personalizzabile a seconda delle esigenze: si può assegnarle un nominativo specifico, in modo che la voce di spesa sia facilmente individuabile nell’estratto conto, impostare limiti di spesa mensili e giornalieri, per non sforare mai il budget previsto, anche in caso di upgrade o rinnovi automatici. Il tutto in tempo reale, tramite app mobile.
Un conto aziendale, quello di Tot, che lavora a tutti gli effetti come un’app di expense management: dalla creazione delle carte virtuali, ma anche fisiche, fino al caricamento dei giustificativi in app e all’export della riconciliazione per la prima nota, con anche la possibilità di una gestione multiutente.
In un’economia sempre più digitale, il vero rischio non è investire in tecnologia, ma farlo senza controllo. Le carte virtuali diventano così uno strumento di disciplina finanziaria: non limitano l’innovazione, ma la rendono sostenibile.